Eguzkiñe Urreta Okeranza
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Capacidades que se adquier
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en con este Manual:
Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas especificas dentro del sector turístico.
Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora.
Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso.
Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes.
Índice:
El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados 8
El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. 9
Concepto 9
Evolución histórica 9
Situación actual y tendencias del turismo de reuniones 10
El turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano 11
Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda 13
Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos. 15
Mecanismos de decisión del turismo de negocios 15
Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos 16
Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos 18
Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución. 20
Agentes turísticos específicos del turismo de reuniones 20
Evolución general de los agentes 22
Evaluación 23
Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones 24
Principales destinos nacionales de turismo de reuniones (España). 25
Principales destinos internacionales de turismo de reuniones: 26
Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria. 27
Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional. 29
Evaluación 33
Los eventos, su tipología y su mercado. 34
Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros. 35
El concepto de evento 37
El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes. 38
La gestión de eventos como función emisora y como función receptora 41
Fases del proyecto de un evento: Planificación. Organización. Desarrollo. Evaluación final del evento. 44
Fase de planificación 44
Fase de organización 45
Fase de desarrollo (o ejecución). 46
Fase de evaluación final del evento 47
Evaluación 48
El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización. 49
Introducción. 50
Fuentes y medios de acceso a la información 52
Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios. 54
Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables. 57
Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones. 61
Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones. 64
Programación de la logística y de los recursos humanos 68
Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos. 72
Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. 76
Presidencias honoríficas y participación de personalidades 80
Confección de cronogramas 83
Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad. 87
Presupuestación del evento 91
Presupuestos cerrados y presupuestos abiertos y sus características 91
Aspectos financieros 92
Presupuestos y control presupuestario 95
Análisis de costes 98
Margen de beneficio 101
Elaboración de escandallos 103
Evaluación 106
Servicios requeridos en la organización de eventos 107
Servicios de alojamiento y restauración: establecimientos. Tipos y características. 111
Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones. 117
Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita. 120
Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos. 123
Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones 126
Secretaría técnica y secretaría científica 129
Servicios de animación cultural y producción de espectáculos 131
Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos 133
El transporte aéreo regular. Principales compañías aéreas. Tipos de viajes aéreos. Tarifas. Procedimientos. Documentación. Operaciones charter y brokers aéreos. 133
El transporte en autocar. Autos de alquiler y traslados en automóvil. 137
Otros medios de transporte 139
Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales. 142
Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos. 145
Otros servicios requeridos en los eventos. 149
Los seguros de viaje y los contratos de asistencia en viaje. Tipos y coberturas. Formalización de pólizas y contratos. 149
Gestión de visados y otra documentación requerida para los viajes. 152
Los servicios de acompañamiento, asistencia y guía turística. Tipos. 154
Los servicios de seguridad: tipos, procedimientos y medios. 161
Servicios de decoración y señalética 163
Gabinete de prensa y comunicación 165
Servicios de hospedaje y diseño de páginas web. Dirección a páginas web. 167
Evaluación 172
Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos 173
Tipos y comparación 174
Programas a medida y oferta estándar del mercado 177
Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. 181
Evaluación 184
El evento como proyecto: organización. 185
La organización del evento: Definición de funciones y tareas. 189
Comités y secretarías: funciones y coordinación. 193
Gestión de colaboraciones y patrocinios 196
Soportes y medios para ofrecer información del evento 199
Difusión del evento y captación de participantes 202
Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos 205
Funciones y responsabilidades 207
Procedimientos e instrucciones de trabajo 210
Evaluación 213
El evento como proyecto: dirección y control. 214
Introducción 215
Control de inscripciones 218
Control de cobros 220
Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. 222
Protección de datos personales 225
Documentación del evento 228
Procesos administrativos y contables 230
Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. 233
Coordinación 236
Evaluación de servicios y suministros 238
Formalización de contratos. Documentación. 240
Supervisión y control del desarrollo del evento 243
Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes. 245
Documentos de control del evento 248
Herramientas de evaluación 248
Hojas de control 248
Registros de indicadores 249
Hojas de tomas de datos 249
El informe final del evento 250
Balances económicos 251
Evaluación 252
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